Skip To The Main Content

Nieuws en artikelen

Blijf op de hoogte van nieuws en artikelen van en over USG Professionals en haar expertisegebieden: Engineering, Finance, Legal en Marketing, Communication & Sales.

Je projecten audit proof? Lees de 5 aandachtspunten

12 december, 2017

Het is weer bijna het einde van het jaar. Ondanks dat projecten normaal gesproken niet gebonden zijn aan jaargrenzen, staat ook voor de projectorganisatie de accountant straks weer op de stoep voor de jaarlijkse audit. In de projectorganisatie spitst de jaarlijkse audit zich doorgaans toe op onderwerpen die betrekking hebben op:

  • De juistheid en volledigheid van de opbrengsten
  • De onderhanden werkpositie
  • De volledigheid van de voorziening onderhanden werken

Wil je na de jaarafsluiting niet verrast worden door de accountant? Stel dan de volgende vragen:

  1. Is de omzetneming correct toegepast?

    Een juiste omzetneming voldoet aan bepaalde criteria, zoals:

    • Is er sprake van een aantoonbaar, ondertekend contract en geen intentie?
    • Zijn de goederen en diensten daadwerkelijk geleverd bijvoorbeeld via een ontvangstbevestiging?
    • Is er een vastgestelde verkoopprijs of zijn er voorwaardelijke kortingen die de te nemen omzet kunnen verlagen?
    • Zijn er projecten waar relatief veel gefactureerd is maar relatief weinig werk verricht? (Dit kan een signaal zijn om de opbrengsten onterecht te vergroten.)
    • Zullen de facturen redelijkerwijs betaald worden (is er bijvoorbeeld een credit check uitgevoerd)?
  2. Zijn alle meerwerken geclaimd én gehonoreerd?

    Maar al te vaak blijft omzet liggen omdat meerwerk niet geclaimd wordt of door de opdrachtgever te snel wordt afgewezen. Hierdoor lijkt een project minder winstgevend of zelfs verliesgevend. De controle op de volledigheid van de omzet beoordeelt of alle meerwerk is verantwoord in de omzet.

  3. Zijn de kosten op de juiste wijze, volledig én tijdig toegerekend?

    Voor een juist projectresultaat dient het kostenniveau volledig te zijn. Hierdoor is te toetsen of de opbrengst echt volledig is of dat een verliesvoorziening dient te worden opgenomen.

    • De tijdregistratie dient op orde te zijn. De verwachte productieve uren van de medewerkers moeten aansluiten bij de verantwoorde uren in de projectadministratie (“jobtime is shoptime”).
    • Alle inkooporders en verwachte kosten dienen te zijn geboekt op basis van de laatste verwachtingen en op het juiste project (om verschuivingsgevaar te voorkomen);
    • De (tussentijdse) resultaatbepaling van elk lopende project dient vergelijkbaar te zijn met vergelijkbare projecten of verschillen kunnen worden verklaard.
  4. Is de facturatie op orde en wordt er tijdig betaald?

    Juiste en tijdige facturatie dient te gebeuren om zowel de cashflow als de positie van het onderhanden werk gezond te houden. Indien twijfel bestaat of de opdrachtgever zal gaan betalen, dient tijdig een voorziening dubieuze debiteuren te worden opgenomen. Vooral bij meerjarige projecten of te laat factureren kan het gevolg groot zijn en heeft dit impact op de volledigheid van de omzet.

  5. Wat is de positie van het onderhanden werk?

Voor de organisatie is een hoge positie van het onderhanden werk een onnodige voorraadvorming en tast dit de werkkapitaalpositie aan en daarmee de kredietwaardigheid van de onderneming. Een accountant ziet bij een hoge positie van het onderhanden werk ook een mogelijk verschuivingsgevaar tussen projecten en dus in de tijd. Ze zullen juist kijken naar trends in onderhanden werk, relatie tot de voorcalculatie en aansluiting met voortgangsrapportages van de projecten zelf. Hierdoor wordt de volledigheid van de verliesvoorziening onderhanden werk getoetst.

Niet alleen in verband met de audit of het voorkomen van negatieve publiciteit is het waardevol om de lopende projecten op gezette tijden van een afstand te reflecteren. Projectbeheersing vraagt om een integrale aanpak van alle beheersaspecten  en continue aandacht voor bovenstaande punten. Juist deze momenten van reflectie zijn een mooie gelegenheid om vast te stellen of de beheersing op alle vlakken zowel naar de interne organisatie als naar de externe audit geborgd is. Wanneer is bijvoorbeeld voor het laatst een business case goed geëvalueerd? En wordt er gekeken naar ondersteuning van bijvoorbeeld project analytics en project risicomanagement?

Meer weten?
Wil je meer weten over onze dienstverlening en wat de project administrateurs, project controllers en auditors van USG Finance voor jouw project of organisatie kunnen betekenen? Neem dan contact op met drs. Remco Blomsma RC, executive consultant via 06 - 52 05 73 06 of remco.blomsma@usgfinance.nl of kijk op onze website

Door: Remco Blomsma en Peter Poort

Copyright 2014 USG People