Skip To The Main Content

Projectcontroller, maak optimaal gebruik van je data!

Dit is een artikel over de kracht van data in relatie tot projectmanagement.

Door drs Remco Blomsma RC

Projectcontrollers beschikken vaak over veel data maar zoeken niet altijd actief naar leereffecten voor toekomstige projecten. USG Finance concludeerde dit tijdens een interactieve workshop op de Nationale Controllersdag in 2016: “Projectbeheersing wél een succes met gebruik van (big) data?”. Het is geen onwil, maar ingegeven door tijdsdruk en een nadrukkelijke focus op de financiële gevolgen van data. Na de maandafsluiting gaan we snel weer door! De controller probeert het wel met rendementsberekeningen en losse (big) data analyses maar dit zorgt niet altijd voor herkenning. Voor het management is de uitkomst van deze analyses te abstract om op strategisch niveau door te pakken.

 

Strategic Project Analytics

USG Finance ontwikkelde een werkwijze om actief draagvlak te zoeken bij zowel het management als de projectleider. Het uitgangspunt is om in gezamenlijkheid systematisch significante verschillen te onderzoeken tussen vergelijkbare projecten. Hoe werkt het? Op basis van een strategische kpi, het type project en projectafwegingen in de duivelsdriehoek ‘geld – kwaliteit – tijd’ start je de analyse met het vaststellen van een goede onderzoeksvraag. Een voorbeeld: Het management bij verschillende opdrachtgevers bleek behoefte te hebben aan onderzoek over de drivers achter de kpi klanttevredenheid. Het leverde de volgende onderzoeksvragen op:

  1. Wat is de relatie tussen de klanttevredenheid (Kwaliteit) en het financiële rendement van het project (Geld)?
  2. Wat is de werkelijke verloop (in Tijd en Geld) van projecten gegroepeerd naar verschillende klanttevredenheidsniveaus (Kwaliteit)?
Strategic-Project-Analytics
Duivelsdriehoek

Workshop

Na de onderzoeksvraag bepalen we de benodigde relevante data en verzamelen ze uit verschillende bronnen.  Ondanks dat de geselecteerde organisaties de (interne) klanttevredenheid een strategische kpi vonden, bleek dit niet altijd uit de bedrijfsvoering. Eén organisatie bleek de gegevens niet eens te vragen! Andere organisaties vragen de klanttevredenheid wel op maar verzamelen deze gegevens niet voor verder onderzoek. Met de organisaties die wel over de klanttevredenheid gegevens beschikten, creëerden we enkele grafische weergaven (zie grafiek 1 en 2). Op basis van deze grafieken en met aandacht voor de uitschieters organiseren we een workshop.


“Een workshop leent zich er goed voor om te discussiëren over de precieze betekenis van de grafieken. De dynamiek tijdens een workshop is super. Er worden gegevens herkend en met elkaar gezocht naar de verbanden. Het zorgt voor verrassende inzichten en uiteraard nog meer vragen. Wat gebeurt er als je naar 4 klanttevredenheidsgroepen gaat i.p.v. 3, of als je die ene monteur die niet representatief is, niet meeneemt in de grafiek? Naar mijn mening moet je data zo willen inzetten.”

KTV-vs-Financieel-Rendement

Grafiek 1

Er is geen directe relatie tussen de klanttevredenheid bij een zakelijke dienstverlener en het financieel rendement van de projecten zichtbaar. Mogelijk wel als er een dimensie wordt toegevoegd, zoals de looptijd.

Projecttype KTV

Grafiek ​2
Er is wel sprake van 3 dimensies en zien we gelijk een duidelijk onderscheid tussen de verschillend klanttevredenheidshoogtes bij een adviesorganisatie. De projecten met een hogere klanttevredenheid maken in de eerste periode meer kosten namelijk.

Draagvlak

Essentieel is om aan het eind van de workshop te sturen op en monitoren van verbeteringen in toekomstige projecten. Dit is het moment om breed draagvlak te creëren waardoor de drivers significant bijdragen. De organisatie uit grafiek 1 besloot klanttevredenheid een doelstelling van de accountmanagers te maken om zo te komen tot een hogere klanttevredenheid. De adviesorganisatie van grafiek 2 ging meer aandacht besteden aan de eerste fases van een bepaald type project en kwam hierdoor tot een hogere klanttevredenheid.

Meerwaarde

Bij USG Finance vinden we het belangrijk om de stap te maken van descriptive (beschrijvend) project analytics naar predictive (voorschrijvend) project analytics. Dit betekent dat je breder kijkt naar een project, jezelf verplaatst in de business en niet alleen focust op de verbeteringen op financieel vlak. Het niet maken van dit soort strategische analyses zorgt dat je als projectcontroller én als bedrijf op termijn de boot mist. Als je niet al je data gebruikt voor het doorvoeren van verbeteringen in de volle breedte van een project, word je op termijn ingehaald door de concurrent.

“Ik geloof in data analyses, maar ben van mening dat je ze wel moet ‘verkopen’. We zijn van nature gericht op onze eigen taak en rol dus dit betekent dat je als financial uit je comfortzone moet stappen."
Wil je meer weten over onze werkwijze en wat dit precies kan betekenen in jouw project of organisatie? Neem dan contact op met drs Remco Blomsma RC, Executive Consultant bij USG Finance via 06 - 52 05 73 06 of remco.blomsma@usgfinance.nl


Copyright 2014 USG People